EL 1, 2 y 3 PARA GESTIONAR LOS RIESGOS DE SUS PROYECTOS EN SU MIPYME

“Listo señor, revisaremos el tema de riesgos del proyecto y mañana le tendremos un documento”. Al día siguiente, me encuentro con un listado de riesgos y alguno que otro está medio explicado, algunos clasificados y otros priorizados  y muy pocos con algo de cómo “tratarlos” – mitigarlos. Ojo, “…cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia…”, pero tristemente es lo que suele suceder.
Por  eso mi recomendación  muy al inicio del proyecto es, la de alinear a todo el equipo de trabajo respecto a áreas de competencia en gerencia de proyectos o como el PMI (“Project Management Institute”) las llama en su Estándar de Gerencia de Proyectos, las áreas de conocimiento.
Cuando hablamos de alinear es lograr que todos hablemos el mismo idioma, es lograr entender qué camino seguir respecto al punto en el que se encuentre el proyecto, por lo que un curso básico en gerencia de proyectos basado en el estándar del PMI, es lo mínimo que toda organización que realiza proyectos al interior o de cara a los clientes, debería garantizar.
Retomando la situación y el tema ejemplo del comienzo del artículo, una de las áreas de conocimiento del Estándar Internacional de Gerencia de Proyectos es la de Gestión de Riesgos que suele mostrarnos (para esta área de conocimiento en particular) un paso a paso de lo que debemos realizar en cuanto a Riesgos, modelado para las MiPymes.

Y QUÉ NOS DICE ENTONCES EL ESTÁNDAR…

1. Planee la Gestión de Riesgos: genere un documento que explique cómo serán abordadas y planeadas las actividades de riesgos, respondiendo (entre algunas) preguntas las siguientes:
   • ¿Qué criterios vamos a tener en cuenta para la identificación de riesgos y cómo los vamos a clasificar?
   • ¿Quiénes son las personas y sus roles y responsabilidades en la gestión de riesgos?
   • ¿Cada cuánto nos reuniremos para revisión de los riesgos?
   • ¿Tengo un presupuesto para riesgos? ¿Cómo lo debo usar?
2. Identifique los Riesgos: reúnase con su equipo de trabajo en el momento en el que están planeando las actividades del proyecto y estén revisando sus costos y obtengan un listado de los riesgos potenciales. Use si es posible un proyecto anterior similar que le permita corroborar (como una especie de “check list”) los riesgos de ese proyecto frente al suyo. Pregunte a expertos sobre riesgos potenciales. Clasifique los riesgos hallados (técnicos, financieros, operativos, otras áreas). Genere una tabla con los riesgos que acaba de identificar.
3. Haga un Análisis Cualitativo: para este análisis usted realizará una clasificación de sus riesgos por medio de la herramienta P x I:
   • Darles una Probabilidad (P) de ocurrencia (muy alta probabilidad de que ocurra es 5, alta es 4, media es 3, baja es 2 y muy baja es 1).
   • Darles un valor por el Impacto (I) que generaría si ocurre (muy alto impacto es 5 y muy bajo es 1).
   • Con el análisis anterior, genere una columna más en la tabla, que muestre el valor resultante la multiplicación de la Probabilidad por el Impacto - PxI. Revise el resultado y priorice los riesgos de mayor a menor.
4. Planifique la respuesta: en este paso usted debe realizar una breve explicación de cuáles van a ser las acciones que realizará para que el riesgo no ocurra o cómo reducirá sus efectos, si éste llegado el caso ocurre.
5. Monitoree y controle: en este paso usted deberá estar atento por medio de su cronograma, a los riesgos que pueden surgir en ese momento dado de su proyecto y a generar las debidas acciones (paso 4) para con ese riesgo. Si algún riesgo ya ocurrió y aplicó de hecho las acciones de respuesta, siga monitoreándolo y continúe con el control de los restantes.

Revisando el paso a paso que solemos aplicar a proyectos en MiPymes, usted se dará cuenta que no es complicado, que le dará más seguridad a su proyecto y a sus integrantes, inclusive, me atrevería a decir que lo complicado aquí es volverse juicioso en la realización de estos pasos en todos nuestros proyectos.