Dic 23 2016 0

¿Puedo hacer mejor las cosas en los proyectos de mi Pyme? Un enfoque de Metodología de Gerencia de Proyectos “MdGP” para las Pyme

Siempre existe una forma de hacer mejor las cosas, indiscutiblemente, por más pequeña que sea esa aportación y en el caso de los proyectos en empresas grandes o pequeñas, no existe esa excepción.

En la actualidad las grandes empresas colombianas Ecopetrol, el Grupo Aval, Carvajal, etc. y multinacionales prestigiosas HP, Deloitte, Unisys, Siemens, KPMG, etc. han adoptado las Mejores Prácticas Internacionales como las del Project Management Institute® – “PMI®” para gestionar sus proyectos e inclusive las han adaptado y personalizado al interior de ellas, generando su propia Metodología de Gerencia de Proyectos.

Una forma simple de explicar lo que significa una MdGP – Metodología de Gerencia de Proyectos podría ser, entre otras, una forma gradual y ordenada de llevar a cabo los proyectos, que es adicionalmente concebida y diseñada o ajustada al contexto empresarial para generar valor al interior y para con los clientes. Se genera valor porque, al concebir una MdGP se logra entre otros, ser más eficientes en:

  • las fechas y los recursos acordados,
  • alinear las metas del negocio y metas de los proyectos administrando integralmente el portafolio de proyectos de la Pyme,
  • tener un estándar personalizado a la Pyme para gestionar los proyectos, incrementando la calidad del proyecto y gestionando adecuadamente sus riesgos,
  • centralizar el control de los proyectos, para poder monitorear su alcance, cronograma, presupuesto, teniendo una información consolidada de los proyectos para la Alta Gerencia,
  • evaluar los proyectos, posterior a su implementación (que en el medio no es una costumbre frecuente, pero que si se hace juiciosamente, se convierte en las valiosas Lecciones Aprendidas de incalculable valor para la Pyme).

Solo pensar en que al menos uno de los anteriores puntos se logre, estaríamos “haciendo mejor las cosas” y por ende los resultados de implementar una MdGP se ven reflejados en el corto plazo por medio de:

  • un aumento en los ingresos y en la reducción de los costos de los proyectos
  • un aumento en la satisfacción de nosotros la Pyme y sus ejecutores, como también el cliente de la Pyme
  • aprendizaje en el tiempo tras cada proyecto bien o mal terminado (en relación con evaluar los proyectos posterior a su implementación) para llevar poco a poco a la Pyme a madurar en este ámbito.

 

Un poco sobre el Estándar del PMI® antes de entrar en materia con la MdGP

El estándar del PMI® – el PMBoK® ver4. (Project Management Book of Knowledge®), clasifica el ciclo de vida de gestión de proyectos en 5 “tiempos”, Iniciación –Planeación –Ejecución –Monitoreo & Control -Cierre, que están muy alineados con el modelo Deming (Planear-Hacer-Chequear-Actuar), a mi forma de ver una forma muy intuitiva de realizar las cosas.

El PMI®, ha definido en su estándar del PMBoK®, unos campos de acción que se deben contemplar en todo proyecto que han llamado las 9 áreas de conocimiento y son la Gestión de la(s)/del(os) Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones.

Adicionalmente para cada área de conocimiento el estándar define procesos y cada proceso está articulado por medio de Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas.

  • Entradas (documentos, planes, diseños, etc.): ¿Qué se tiene para realizar el proceso?
  • Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas): ¿Cómo lo vamos a procesar/llevar a cabo?
  • Salidas (documentos, productos, etc.): El resultado (éste en muchos casos es entrada de otros procesos).

Tomemos como ejemplo, la Gestión de Riesgos: La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto, a saber:

  • Planificar la Gestión de Riesgos
  • Identificar los Riesgos
  • Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
  • Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
  • Planificar la Respuesta a los Riesgos
  • Dar seguimiento y Controlar los Riesgos

Y a manera de ejemplo explicativo, algunas Entradas, Técnicas y Herramienta y Salidas del proceso de Identificar los Riesgos podrían ser:

  • Entradas: Plan de la gestión de riegos, Estimación de costos de las actividades, Estimación de la duración de las actividades, etc.
  • Herramientas y Técnicas: Técnicas de recopilación de información, Análisis de supuestos, Análisis DAFO, Juicio de expertos.
  • Salidas: Registro de riesgos (única salida).

La idea de este artículo no es entrar en detalle con el estándar del PMI®, ni con sus grupos de proceso, áreas de conocimiento, procesos, etc. pues para ello ya existe mucha información en la WEB que el lector puede revisar o consultar directamente en el sitio web del PMI, sino mostrar un enfoque de una MdGP aplicado a Pymes, desde la perspectiva global de estas mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.

 

La hora de implementar la MdGP

Es importante mencionar, a la hora de implementar una MdGP, que esta labor implica 3 aspectos fundamentales que conllevan a un trabajo entre la Pyme y un experto; el primero de ellos es la revisión de cómo la Pyme está haciendo actualmente sus proyectos, el segundo es hacer el “match” (intersección) de esos resultados con las mejores prácticas y el tercero es diseñar e implementar lo que se quiere lograr.

Pensemos ahora en un proyecto de nuestra Pyme y revisemos si cada una de las áreas de conocimiento, aplicarían. Posiblemente nos encontraremos con que a éstas las “tenemos en cuenta” en los proyectos, pero tal vez varias de ellas las contemplamos como una sola con otro nombre, o algunas no se tengan en cuenta, lo cual no significa que algo se esté haciendo incorrectamente. Lo que si significa es, como este estándar “implícitamente” y de cierta medida lo usamos en nuestro día a día de proyectos, pero también nuestra conclusión debe llevarnos a ser honestos y poder decir, nos hacen falta puntos muy importantes que podríamos estar haciendo en nuestros proyectos.

Una aproximación al desarrollo de una Metodología de Gerencia de Proyectos para Pymes con cierto grado de influencia del estándar internacional, podría estar enmarcada desde los siguientes conceptos:

  • Defina e inicie su Proyecto (DeI), Planee y Estructure su Proyecto (PyE), Emprenda y Chequee/Verifique su Proyecto (EyV) y Finalice su Proyecto (F)1.
  • La forma en que lo podemos hacer es integrando el estándar del PMBoK® a la MdGP por medio de sus Entradas – ¿Qué se tiene? y Salidas – El resultado:

 


 

…Entonces vamos al grano

Defina e inicie su Proyecto (DeI)

¿Qué se tiene?

  • Defina el Proyecto: ¿Qué se entiende por el proyecto (Presupuesto, Cronograma, Alcance, Calidad, Riesgos, Recursos y cómo vamos a dejar satisfechos al cliente)? Lo anterior se hace sin un alto grado de detalle.
  • Seleccione la persona encargada del proyecto.
  • ¿Qué nos sirve, dentro de lo que tenemos en la empresa y lo que tiene el cliente (políticas, procedimientos, metodologías, etc.)?
  • ¿Quiénes son las personas que intervienen?

El resultado:

  • Un documento de inicio del proyecto con los anteriores puntos y dónde se declare que el proyecto está aprobado.

Planee y Estructure su Proyecto (PyE):

Planificar y Estructurar, es la respuesta a  ¿Cómo lo vamos a hacer, cómo vamos a trabajar para lograr los objetivos y el alcance del proyecto, terminando especialmente dentro del cronograma pactado y el presupuesto aprobado? Realmente dedicar tiempo a este paso, es ahorrar tiempo en emprender/ejecutar el proyecto y finalizarlo adecuadamente.

¿Qué se tiene?

  • Lista de los requerimientos.
  • Realice un documento con el trabajo a realizar: Subdivida el trabajo, en paquetes de trabajo y éstos en actividades.
  • Asigne un responsable (si el equipo lo compones más de 1 persona) por paquete(s) de trabajo y defina el presupuesto y el tiempo para realizarlo (implica revisar los recursos para ambas tareas), la calidad y sus posibles riesgos.
  • Defina la estructura de comunicaciones dentro del proyecto (cliente y ejecutores del proyecto), especialmente del cómo se van a realizar los cambios en el proyecto.

El resultado:

  • Un documento del CÓMO se trabajará en el proyecto y cómo lo vamos a realizar en cuanto a Alcance (lo que se quiere por medio del trabajo a realizar), Costo (Presupuesto definitivo), Cronograma Definitivo, Calidad deseada, Riesgos (posibles riegos y su forma de “prevenirlos” o “atacarlos”) y la forma deseada de comunicaciones entre los involucrados del proyecto.

Emprenda y Chequee/Verifique su Proyecto (EyV)

¿Qué se tiene?

  • El documento anterior del CÓMO.
  • Resultados correspondientes a realizar cada parte del CÓMO, que implicarán un Chequeo/Verificación del resultado.
  • Después de obtener resultados por paquete de trabajo(s), un reporte de cómo está nuestro proyecto en cuanto a Presupuesto (¿estamos con sobre costos?) y Cronograma (¿vamos atrasados?).
  • Una solicitud de cambio debido a una mejora, a un error, a un defecto.

El resultado:

  • Información sobre el desempeño del proyecto (generalmente presentada en reuniones de avance).
  • Realización total o parcial (hasta el momento en tiempo del Chequeo del proyecto) de los Entregables del proyecto.
  • Mejoras al proyecto (revisando que éstas no estén cambiando el alcance del proyecto), que permiten ser proactivos de acuerdo al estado en general del proyecto, con el fin de evitar la reactividad que generalmente implica retrasos.

Finalice su Proyecto (F)

¿Qué se tiene?

  • Los entregables o paquetes de trabajo completados.
  • La documentación que se haya generado o modificado en la anterior etapa.

El resultado:

  • Recibir y aprobar todos los entregables del proyecto entre ambas partes, a través de una reunión formal que genera un acta de aceptación en total conformidad del proyecto.
  • Información sobre la variación de lo real vs. lo planificado.

 

No olvide

A la hora de realizar proyectos las mejores prácticas internacionales, son un punto de referencia que toda empresa de cualquier índole debería tomar en cuenta.

Toda empresa involucrada en proyectos al interior de la misma o hacia sus clientes, debe pensar que puede realizarlos de una manera más eficiente (beneficios mencionados al principio) y una de las herramientas más contundentes en proyectos – la MdGP, no es solo para quien gestiona el proyecto (líderes, gerentes, supervisor, etc.), sino para todo el equipo de trabajo, la empresa misma y sus clientes.

Y recuerde que los beneficios de una MdGP son apreciables, desde el primer momento de la implementación de ésta a un proyecto de la empresa.

Autor: Ralf Bühl

You Might Also Like

Deja un comentario