Artículo original de Robert Rasmussen, traducido y adaptado por Fabián Dulcé. When You Build in the World, You Build in Your Mind. Design Management Review. 2006.
El método Lego Serious Play le permite a los directores y gerentes elaborar ‘estrategias en tiempo real’ mediante la exploración de diversos escenarios para la toma de decisiones.
Lego Serious Play es una técnica poderosa de solución de problemas, comunicación y pensamiento sistémico en equipo.
El trabajo en equipo ofrece la posibilidad que las percepciones y el conocimiento de cada miembro del equipo eventualmente se convierta en las percepciones y el conocimiento de todo el equipo, y que esto le brinde confianza al equipo para lograr objetivos y metas como una unidad. Sin embargo, un mayor grado de confianza no agrega valor a la organización a menos que todos los integrantes se comprometan a actuar como parte de un esfuerzo compartido.
El objetivo de Lego Serious Play, o LSP, es fomentar y estimular cada deseo individual de compromiso, lo cual permite:
· Descubrir nuevas ideas y puntos de vista mediante el acceso a la experiencia, conocimiento y entendimiento de cada participante frente a la situación de análisis.
· Mejorar la confianza y motivación de los miembros del equipo para actuar con base en el conocimiento que se ha compartido.
· Integrar y generar compromiso entre los miembros del equipo para acciones compartidas.
· Preparar al equipo para responder óptimamente frente a la incertidumbre y lo desconocido.
El asunto central del método Lego Serious Play consiste en la importancia de facilitar a los grupos a ver y comprender el sistema completo del cual hacen parte para estar mejor preparados para el futuro. Al emplear este enfoque para construir una imagen completa de su sistema actual de negocio incluyendo los roles del equipo, relaciones y cultura, y al probar el sistema con escenarios futuros específicos, los miembros del equipo ganan conocimiento, confianza y compromiso a la hora de enfrentarse a desafíos de negocio complejos.
Al utilizar la técnica Lego Serious Play la persona construye modelos tridimensionales a partir de una mezcla especial de fichas de Lego diseñadas para inspirar el uso de metáforas y elaboración de historias. El uso de metáforas, la imaginación y la narración de historias es parte integral del proceso. La culminación del ejercicio mediante LSP es una fase de prueba de escenarios, la cual conduce a planes de acción para facilitar la toma de decisiones del grupo sobre la marcha (en tiempo real).
Por naturaleza las personas quieren contribuir, y los líderes no tienen todas las respuestas. El éxito depende de escuchar e involucrar todas las voces en la sala de reunión. El diseño de procesos creativos que permitan que cada individuo contribuya y hable francamente tiene como resultado un negocio mas sostenible. Entre mas personas conozcan el sistema del cual hacen parte y cómo encajan en el, mayor será el impacto que sus aportes tendrán en la toma de decisiones.
Los usuarios del método LSP hacen uso de múltiples inteligencias (inteligencia visual espacial, inteligencia lingüística, y la inteligencia corporal kinestésica) para descubrir de una manera muy directa lo que no eran conscientes que sabían. En términos sencillos, los usuarios llevan lo inconsciente a lo consciente construyendo, dándole un significado, y contando a otros la historia de lo que han construido con sus manos.
Estrategia en tiempo real
Casi todos los equipos de trabajo, así como equipos ejecutivos de alto nivel, viven situaciones en ambientes impredecibles, donde los cambios ocurren más rápido que el ritmo de planeación de su organización. Es difícil planear y realizar predicciones sobre el futuro. Aun así, para dirigir un negocio exitoso se necesita prestar continua atención al entorno y estar preparado para la incertidumbre de manera que se pueda estar en capacidad de decidir cambiar de dirección en un abrir y cerrar de ojos.
Una estrategia en tiempo real se expresa como un conjunto de principios guía simples, dinámicos y continuamente cambiantes, que mejoran la rapidez y calidad de los procesos de toma de decisiones críticas de los equipos y les ayudan a mantener el rumbo a la hora de elegir un curso de acción. Estos principios no son instrucciones que se le comunica al equipo y sus miembros. En lugar de esto especifican dónde observar, experimentar y en qué dirección se deben elegir soluciones para alcanzar los objetivos propuestos.
Los principios guía de la estrategia en tiempo real se descubren a través de un taller Lego Serious Play facilitado diseñado a la medida que puede tener una duración de 1 o 2 días, dependiendo de la complejidad del asunto a analizar. Es un proceso de cuatro pasos que se desarrolla de la siguiente forma:
(1) Entendimiento de la situación actual – Qué está pasando actualmente?
(2) Imaginar el futuro – Exploración de escenarios.
(3) Prueba de escenarios – Experimentación de decisiones y acciones.
(4) Extracción de principios guía – Pautas para orientar el proceso de toma de decisiones.
Resumen
El enfoque de LSP para la elaboración de estrategias en tiempo real permite potencializar los recursos y las capacidades de los equipos. Generalmente se destapa la profundidad del conocimiento y sabiduría del grupo. Esta herramienta permite generar nuevo conocimiento a partir de información existente en cada miembro del grupo, la cual es aplicada a un contexto específico. Adicionalmente, más allá del conocimiento, las organizaciones anhelan sabiduría que les permita construir confianza y compromiso para acciones compartidas.
Los equipos mas motivados y efectivos son aquellos que aceptan la naturaleza continuamente cambiante de sus roles y responsabilidades en la organización. Estos operan en un entorno de negocio altamente dinámico y de constante cambio, donde es casi imposible predecir el futuro con algún grado de certeza. Es posible prepararse para lo inesperado mediante la construcción de nuevo conocimiento, compartiendo interpretaciones con otros, y manteniendo una actitud curiosa, abierta y serena hacia el cambio. Lego Serious Play es una herramienta de procesos que prepara a los equipos a aceptar y enfrentar el cambio.
1. Imagen tomada de: Rasmussen, R. When you Build in Your World, You Build in Your Mind. Design Management Review. 2006. Derechos reservados.
“Listo señor, revisaremos el tema de riesgos del proyecto y mañana le tendremos un documento”. Al día siguiente, me encuentro con un listado de riesgos y alguno que otro está medio explicado, algunos clasificados y otros priorizados y muy pocos con algo de cómo “tratarlos” – mitigarlos. Ojo, “…cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia…”, pero tristemente es lo que suele suceder.
Por eso mi recomendación muy al inicio del proyecto es, la de alinear a todo el equipo de trabajo respecto a áreas de competencia en gerencia de proyectos o como el PMI (“Project Management Institute”) las llama en su Estándar de Gerencia de Proyectos, las áreas de conocimiento.
Cuando hablamos de alinear es lograr que todos hablemos el mismo idioma, es lograr entender qué camino seguir respecto al punto en el que se encuentre el proyecto, por lo que un curso básico en gerencia de proyectos basado en el estándar del PMI, es lo mínimo que toda organización que realiza proyectos al interior o de cara a los clientes, debería garantizar.
Retomando la situación y el tema ejemplo del comienzo del artículo, una de las áreas de conocimiento del Estándar Internacional de Gerencia de Proyectos es la de Gestión de Riesgos que suele mostrarnos (para esta área de conocimiento en particular) un paso a paso de lo que debemos realizar en cuanto a Riesgos, modelado para las MiPymes.
Revisando el paso a paso que solemos aplicar a proyectos en MiPymes, usted se dará cuenta que no es complicado, que le dará más seguridad a su proyecto y a sus integrantes, inclusive, me atrevería a decir que lo complicado aquí es volverse juicioso en la realización de estos pasos en todos nuestros proyectos.
DEBE DOCUMENTAR CLARAMENTE LA SIGUIENTE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE UN PROYECTO
| PROBLEMA U OPORTUNIDAD | · Especifica qué es lo que requiere una acción. |
| · Documenta el problema de negocio u oportunidad para resolverse por medio de un proyecto (o programa). | |
| ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN | · Incluye las causas raíz del problema o fuerzas impulsoras de la oportunidad. |
| · Incluye las capacidades requeridas por el problema/oportunidad y las compara con las capacidades existentes de la compañía. | |
| · Las brechas entre las capacidades existentes y las capacidades requeridas CONFORMAN los objetivos del proyecto. | |
| RECOMENDACIÓN | · Presenta los resultados del análisis de factibilidad para cada opción potencial. Se listan las alternativas y la recomendación. |
| · Resume el análisis costo-beneficio de la opción recomendada. | |
| · Incluye el enfoque de implementación, hitos, dependencias, roles y responsabilidades. | |
| EVALUACIÓN | · Incluye un plan para medir la REALIZACIÓN DE BENEFICIOS DEL PROYECTO. |
| · El plan generalmente incluye las métricas (KPIs de desempeño) para evaluar cómo contribuye la solución a las metas y objetivos definidos. |
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Es una iniciativa de mejora que maximiza el valor del cliente a la vez que minimiza el desperdicio de los procesos de la cadena de valor. Lean significa crear mayor valor para los clientes con menos recursos.
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Desde la perspectiva del Cliente El valor lo define el cliente en términos de productos y servicios específicos |
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Mediante Mapas de Flujo de Valor (VSM) Hacer un mapa de todas las acciones, procesos y funciones vinculadas de punto a punto necesarias para transformar los insumos en productos para identificar y eliminar desechos |
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Después de haber eliminado los desechos, hacer que “fluyan” los demás pasos que crean valor |
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El “pull” del cliente baja hasta el proveedor del último nivel, lo que permite la producción justo a tiempo |
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Buscar un proceso continuo de mejoramiento hacia la perfección |
Es una iniciativa de mejora que proporciona a las organizaciones herramientas para mejorar la capacidad de sus procesos de negocio. El resultado es el incremento en el desempeño y la disminución en la variabilidad de los procesos, lo cual conduce a la reducción de defectos, aumento en las ganancias y la moral de los empleados, y mejora de la calidad de los productos y servicios.
Utiliza el enfoque DMAIC de cinco fases para desarrollar cualquier proceso de solución de problemas:
| DEFINE | (Definir) | Consiste en especificar el problema, actividad de mejora, oportunidad de mejora, objetivos del proyecto, y los requisitos del cliente (interno y externo). |
| MEASURE | (Medir) | Se efectúan mediciones del desempeño del proceso. |
| ANALYZE | (Analizar) | Se analiza el proceso para determinar las causas raíz de la variación que origina el bajo desempeño (defectos). |
| IMPROVE | (Mejorar) | Se mejora el desempeño del proceso abordando y eliminando las causas raíz del problema. |
| CONTROL | (Controlar) | Se controla el proceso mejorado y su rendimiento futuro. |
En la actualidad la mejora de procesos de cualquier tipo de organización (compañías de manufactura o servicios) se puede realizar implementando una combinación de las iniciativas de mejora Lean y Six Sigma, que se conoce como Lean Six Sigma, la cual combina el poder de los dos enfoques, como se muestra en el siguiente diagrama:
| LEAN | SIX SIGMA | |
| Enfoque para la mejora |
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| Herramientas/Métodos | Pensamiento (Filosofía) Lean |
DMAIC Definir - Medir - Analizar - Mejorar - Controlar |
Los resultados del acompañamiento de ALTUS se traducen directamente en el aumento de la productividad de las empresas de cualquier sector económico derivados de la implementación de las más actualizadas prácticas en las áreas de optimización de procesos (Lean Management y Six Sigma), lo cual favorece la gestión del conocimiento organizacional.
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Existe cierta confusión en el mercado respecto del concepto asociado al modelo de entrenamiento conocido popularmente como ‘Boot Camp’. En el presente artículo se explicará breve y concretamente en qué consiste realmente un Boot Camp y qué ventajas ofrece para procesos ágiles de capacitación y aprendizaje.
Por definición, un Boot Camp es un programa de capacitación especializado y diseñado para que el estudiante logre desarrollar un determinado conjunto de habilidades para llevarlas a la práctica de una manera muy rápida adquiriendo conocimientos por medio de una experiencia dirigida en un ambiente de inmersión total que evita las distracciones. Las habilidades que se pueden desarrollar comprenden aspectos técnicos, cognitivos, de estrategia y emprendimiento, sociales, físicos, entre otras.
| + | Permite asegurar la apropiación de conceptos y garantizar resultados concretos en la aplicación de los mismos. |
| + | Se aprende haciendo, la teoría se lleva a la práctica. |
| + | Minimiza el tiempo requerido de estudio y dedicación. |
| + | Al trabajar bajo un esquema de trabajo altamente personalizado, es posible identificar en tiempo real áreas de mejora. |
| + | Se estimulan en paralelo múltiples tipos de procesos cognitivos que potencializan la curva de aprendizaje. |
| + | Es la solución de entrenamiento con la relación beneficio-costo más alta comparada con cualquier otro formato o estilo de capacitación. |
El verdadero concepto de los Boot Camps contempla dormir, desayunar, almorzar y cenar en el mismo sitio donde se está brindando el entrenamiento, y fácilmente un día de estudio, puede tener un horario de 8am a 6pm ó 7pm de forma continua, sin interrupciones, para no entregarse ‘por partes’. Por eso es muy importante tener en cuenta que la duración de un Boot Camp comprende entre mínimo 3 y máximo 5 días seguidos, ésto es con la finalidad de darle continuidad a los procesos cognitivos de interiorización de conceptos para aprendizaje rápido en adultos y de esta manera asegurar una altísima efectividad en los resultados a la hora de aplicar lo aprendido.
El Boot Camp de ALTUS es un programa de entrenamiento de inmersión total único en el mercado, en donde los estudiantes contarán con un instructor personalizado que los acompañará a través de todo su proceso de certificación hasta el mismo día en que obtienen su credencial como PMP. Se realiza los fines de semana durante 4 días consecutivos en sesiones de 8:00am a 6:30pm, para grupos de no más de 8 estudiantes.
El Boot Camp de ALTUS incluye todos los materiales y herramientas requeridos por el programa, comidas y refrigerios especialmente seleccionados, instalaciones idóneas, simuladores con preguntas tipo examen y el acompañamiento/seguimiento al proceso guiado y personalizado por medio de técnicas propias que hemos "desarrollado y afinado" en ALTUS, para que el proceso cognitivo post Boot Camp, si tenga resultados y los tenga en el menor tiempo posible de acuerdo a cada persona.
Si se encuentra interesado en nuestros servicios y necesita información sobre nuestro acompañamiento por favor contacte al equipo ALTUS a nuestro correo electrónico contacto@www.altus.com.co o al teléfono 805-3364 (Bogotá) y con todo el compromiso lo apoyaremos a materializar su objetivo de certificación.
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En el contexto colombiano es común trabajar en proyectos con definiciones iniciales de alcance que no se ajustan con el resultado final. Por una parte, esto se debe al grado de madurez y a la experiencia de las empresas gestionando sus proyectos desde las etapas tempranas (concepción de la idea de negocio, desarrollo de negocio y planificación inicial del proyecto). Por otra parte, los cambios del alcance resultan difíciles de gestionar debido a la informalidad con la que se manejan las solicitudes de cambio de los clientes por no saber exactamente lo que está y lo que no está dentro del alcance del proyecto. Como consecuencia natural, el resultado es el incumplimiento de los cronogramas y sobrecostos en el presupuesto del proyecto debidos al trabajo.
OBJETIVOS
El workshop se desarrollará en tres partes:
DURACIÓN
8 horas
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