Siempre existe una forma de hacer mejor las cosas, indiscutiblemente, por más pequeña que sea esa aportación y en el caso de los proyectos en empresas grandes o pequeñas, no existe esa excepción.
En la actualidad las grandes empresas colombianas Ecopetrol, el Grupo Aval, Carvajal, etc. y multinacionales prestigiosas HP, Deloitte, Unisys, Siemens, KPMG, etc. han adoptado las Mejores Prácticas Internacionales como las del Project Management Institute® – “PMI®” para gestionar sus proyectos e inclusive las han adaptado y personalizado al interior de ellas, generando su propia Metodología de Gerencia de Proyectos.
Una forma simple de explicar lo que significa una MdGP – Metodología de Gerencia de Proyectos podría ser, entre otras, una forma gradual y ordenada de llevar a cabo los proyectos, que es adicionalmente concebida y diseñada o ajustada al contexto empresarial para generar valor al interior y para con los clientes. Se genera valor porque, al concebir una MdGP se logra entre otros, ser más eficientes en:
Solo pensar en que al menos uno de los anteriores puntos se logre, estaríamos “haciendo mejor las cosas” y por ende los resultados de implementar una MdGP se ven reflejados en el corto plazo por medio de:
Un poco sobre el Estándar del PMI® antes de entrar en materia con la MdGP
El estándar del PMI® – el PMBoK® ver4. (Project Management Book of Knowledge®), clasifica el ciclo de vida de gestión de proyectos en 5 “tiempos”, Iniciación –Planeación –Ejecución –Monitoreo & Control -Cierre, que están muy alineados con el modelo Deming (Planear-Hacer-Chequear-Actuar), a mi forma de ver una forma muy intuitiva de realizar las cosas.
El PMI®, ha definido en su estándar del PMBoK®, unos campos de acción que se deben contemplar en todo proyecto que han llamado las 9 áreas de conocimiento y son la Gestión de la(s)/del(os) Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones.
Adicionalmente para cada área de conocimiento el estándar define procesos y cada proceso está articulado por medio de Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas.
Tomemos como ejemplo, la Gestión de Riesgos: La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto, a saber:
Y a manera de ejemplo explicativo, algunas Entradas, Técnicas y Herramienta y Salidas del proceso de Identificar los Riesgos podrían ser:
La idea de este artículo no es entrar en detalle con el estándar del PMI®, ni con sus grupos de proceso, áreas de conocimiento, procesos, etc. pues para ello ya existe mucha información en la WEB que el lector puede revisar o consultar directamente en el sitio web del PMI, sino mostrar un enfoque de una MdGP aplicado a Pymes, desde la perspectiva global de estas mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.
La hora de implementar la MdGP
Es importante mencionar, a la hora de implementar una MdGP, que esta labor implica 3 aspectos fundamentales que conllevan a un trabajo entre la Pyme y un experto; el primero de ellos es la revisión de cómo la Pyme está haciendo actualmente sus proyectos, el segundo es hacer el “match” (intersección) de esos resultados con las mejores prácticas y el tercero es diseñar e implementar lo que se quiere lograr.
Pensemos ahora en un proyecto de nuestra Pyme y revisemos si cada una de las áreas de conocimiento, aplicarían. Posiblemente nos encontraremos con que a éstas las “tenemos en cuenta” en los proyectos, pero tal vez varias de ellas las contemplamos como una sola con otro nombre, o algunas no se tengan en cuenta, lo cual no significa que algo se esté haciendo incorrectamente. Lo que si significa es, como este estándar “implícitamente” y de cierta medida lo usamos en nuestro día a día de proyectos, pero también nuestra conclusión debe llevarnos a ser honestos y poder decir, nos hacen falta puntos muy importantes que podríamos estar haciendo en nuestros proyectos.
Una aproximación al desarrollo de una Metodología de Gerencia de Proyectos para Pymes con cierto grado de influencia del estándar internacional, podría estar enmarcada desde los siguientes conceptos:
…Entonces vamos al grano
Defina e inicie su Proyecto (DeI)
¿Qué se tiene?
El resultado:
Planee y Estructure su Proyecto (PyE):
Planificar y Estructurar, es la respuesta a ¿Cómo lo vamos a hacer, cómo vamos a trabajar para lograr los objetivos y el alcance del proyecto, terminando especialmente dentro del cronograma pactado y el presupuesto aprobado? Realmente dedicar tiempo a este paso, es ahorrar tiempo en emprender/ejecutar el proyecto y finalizarlo adecuadamente.
¿Qué se tiene?
El resultado:
Emprenda y Chequee/Verifique su Proyecto (EyV)
¿Qué se tiene?
El resultado:
Finalice su Proyecto (F)
¿Qué se tiene?
El resultado:
No olvide
A la hora de realizar proyectos las mejores prácticas internacionales, son un punto de referencia que toda empresa de cualquier índole debería tomar en cuenta.
Toda empresa involucrada en proyectos al interior de la misma o hacia sus clientes, debe pensar que puede realizarlos de una manera más eficiente (beneficios mencionados al principio) y una de las herramientas más contundentes en proyectos - la MdGP, no es solo para quien gestiona el proyecto (líderes, gerentes, supervisor, etc.), sino para todo el equipo de trabajo, la empresa misma y sus clientes.
Y recuerde que los beneficios de una MdGP son apreciables, desde el primer momento de la implementación de ésta a un proyecto de la empresa.
Autor: Ralf Bühl
