ALTUS

Siempre existe una forma de hacer mejor las cosas, indiscutiblemente, por más pequeña que sea esa aportación y en el caso de los proyectos en empresas grandes o pequeñas, no existe esa excepción.
En la actualidad las grandes empresas colombianas Ecopetrol, el Grupo Aval, Carvajal, etc. y multinacionales prestigiosas HP, Deloitte, Unisys, Siemens, KPMG, etc. han adoptado las Mejores Prácticas Internacionales como las del Project Management Institute® – “PMI®” para gestionar sus proyectos e inclusive las han adaptado y personalizado al interior de ellas, generando su propia Metodología de Gerencia de Proyectos.
Una forma simple de explicar lo que significa una MdGP – Metodología de Gerencia de Proyectos podría ser, entre otras, una forma gradual y ordenada de llevar a cabo los proyectos, que es adicionalmente concebida y diseñada o ajustada al contexto empresarial para generar valor al interior y para con los clientes. Se genera valor porque, al concebir una MdGP se logra entre otros, ser más eficientes en:

Solo pensar en que al menos uno de los anteriores puntos se logre, estaríamos “haciendo mejor las cosas” y por ende los resultados de implementar una MdGP se ven reflejados en el corto plazo por medio de:

 
Un poco sobre el Estándar del PMI® antes de entrar en materia con la MdGP
El estándar del PMI® – el PMBoK® ver4. (Project Management Book of Knowledge®), clasifica el ciclo de vida de gestión de proyectos en 5 “tiempos”, Iniciación –Planeación –Ejecución –Monitoreo & Control -Cierre, que están muy alineados con el modelo Deming (Planear-Hacer-Chequear-Actuar), a mi forma de ver una forma muy intuitiva de realizar las cosas.
El PMI®, ha definido en su estándar del PMBoK®, unos campos de acción que se deben contemplar en todo proyecto que han llamado las 9 áreas de conocimiento y son la Gestión de la(s)/del(os) Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones.
Adicionalmente para cada área de conocimiento el estándar define procesos y cada proceso está articulado por medio de Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas.

Tomemos como ejemplo, la Gestión de Riesgos: La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto, a saber:

Y a manera de ejemplo explicativo, algunas Entradas, Técnicas y Herramienta y Salidas del proceso de Identificar los Riesgos podrían ser:

La idea de este artículo no es entrar en detalle con el estándar del PMI®, ni con sus grupos de proceso, áreas de conocimiento, procesos, etc. pues para ello ya existe mucha información en la WEB que el lector puede revisar o consultar directamente en el sitio web del PMI, sino mostrar un enfoque de una MdGP aplicado a Pymes, desde la perspectiva global de estas mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.
 
La hora de implementar la MdGP
Es importante mencionar, a la hora de implementar una MdGP, que esta labor implica 3 aspectos fundamentales que conllevan a un trabajo entre la Pyme y un experto; el primero de ellos es la revisión de cómo la Pyme está haciendo actualmente sus proyectos, el segundo es hacer el “match” (intersección) de esos resultados con las mejores prácticas y el tercero es diseñar e implementar lo que se quiere lograr.
Pensemos ahora en un proyecto de nuestra Pyme y revisemos si cada una de las áreas de conocimiento, aplicarían. Posiblemente nos encontraremos con que a éstas las “tenemos en cuenta” en los proyectos, pero tal vez varias de ellas las contemplamos como una sola con otro nombre, o algunas no se tengan en cuenta, lo cual no significa que algo se esté haciendo incorrectamente. Lo que si significa es, como este estándar “implícitamente” y de cierta medida lo usamos en nuestro día a día de proyectos, pero también nuestra conclusión debe llevarnos a ser honestos y poder decir, nos hacen falta puntos muy importantes que podríamos estar haciendo en nuestros proyectos.
Una aproximación al desarrollo de una Metodología de Gerencia de Proyectos para Pymes con cierto grado de influencia del estándar internacional, podría estar enmarcada desde los siguientes conceptos:

 


 
…Entonces vamos al grano
Defina e inicie su Proyecto (DeI)
¿Qué se tiene?

El resultado:

Planee y Estructure su Proyecto (PyE):
Planificar y Estructurar, es la respuesta a  ¿Cómo lo vamos a hacer, cómo vamos a trabajar para lograr los objetivos y el alcance del proyecto, terminando especialmente dentro del cronograma pactado y el presupuesto aprobado? Realmente dedicar tiempo a este paso, es ahorrar tiempo en emprender/ejecutar el proyecto y finalizarlo adecuadamente.
¿Qué se tiene?

El resultado:

Emprenda y Chequee/Verifique su Proyecto (EyV)
¿Qué se tiene?

El resultado:

Finalice su Proyecto (F)
¿Qué se tiene?

El resultado:

 
No olvide
A la hora de realizar proyectos las mejores prácticas internacionales, son un punto de referencia que toda empresa de cualquier índole debería tomar en cuenta.
Toda empresa involucrada en proyectos al interior de la misma o hacia sus clientes, debe pensar que puede realizarlos de una manera más eficiente (beneficios mencionados al principio) y una de las herramientas más contundentes en proyectos - la MdGP, no es solo para quien gestiona el proyecto (líderes, gerentes, supervisor, etc.), sino para todo el equipo de trabajo, la empresa misma y sus clientes.
Y recuerde que los beneficios de una MdGP son apreciables, desde el primer momento de la implementación de ésta a un proyecto de la empresa.
Autor: Ralf Bühl

CASO DE NEGOCIO (BUSINESS CASE)

DEBE DOCUMENTAR CLARAMENTE LA SIGUIENTE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE UN PROYECTO

PROBLEMA U OPORTUNIDAD ·         Especifica qué es lo que requiere una acción.
·         Documenta el problema de negocio u oportunidad para resolverse por medio de un proyecto (o programa).
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ·         Incluye las causas raíz del problema o fuerzas impulsoras de la oportunidad.
·         Incluye las capacidades requeridas por el problema/oportunidad y las compara con las capacidades existentes de la compañía.
·         Las brechas entre las capacidades existentes y las capacidades requeridas CONFORMAN los objetivos del proyecto.
RECOMENDACIÓN ·         Presenta los resultados del análisis de factibilidad para cada opción potencial. Se listan las alternativas y la recomendación.
·         Resume el análisis costo-beneficio de la opción recomendada.
·         Incluye el enfoque de implementación, hitos, dependencias, roles y responsabilidades.
EVALUACIÓN ·         Incluye un plan para medir la REALIZACIÓN DE BENEFICIOS DEL PROYECTO.
·         El plan generalmente incluye las métricas (KPIs de desempeño) para evaluar cómo contribuye la solución a las metas y objetivos definidos.

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Es una iniciativa de mejora que maximiza el valor del cliente a la vez que minimiza el desperdicio de los procesos de la cadena de valor. Lean significa crear mayor valor para los clientes con menos recursos.
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  • ESPECIFICAR EL VALOR

Desde la perspectiva del Cliente

El valor lo define el cliente en términos de productos y servicios específicos

  • IDENTIFICAR EL FLUJO DE VALOR

Mediante Mapas de Flujo de Valor (VSM)

Hacer un mapa de todas las acciones, procesos y funciones vinculadas de punto a punto necesarias para transformar los insumos en productos para identificar y eliminar desechos

  • HACER QUE EL VALOR FLUYA EN FORMA CONTINUA
Después de haber eliminado los desechos, hacer que “fluyan” los demás pasos que crean valor
  • PERMITIR QUE EL CLIENTE HALE EL VALOR (PULL)
El “pull” del cliente baja hasta el proveedor del último nivel, lo que permite la producción justo a tiempo
  • BUSCAR LA PERFECCIÓN
Buscar un proceso continuo de mejoramiento hacia la perfección

SIX SIGMA

(Filosofía – Herramientas – Metodología - Métricas)

Es una iniciativa de mejora que proporciona a las organizaciones herramientas para mejorar la capacidad de sus procesos de negocio. El resultado es el incremento en el desempeño y la disminución en la variabilidad de los procesos, lo cual conduce a la reducción de defectos, aumento en las ganancias y la moral de los empleados, y mejora de la calidad de los productos y servicios.
Utiliza el enfoque DMAIC de cinco fases para desarrollar cualquier proceso de solución de problemas:

DEFINE (Definir) Consiste en especificar el problema, actividad de mejora, oportunidad de mejora, objetivos del proyecto, y los requisitos del cliente (interno y externo).
MEASURE (Medir) Se efectúan mediciones del desempeño del proceso.
ANALYZE (Analizar) Se analiza el proceso para determinar las causas raíz de la variación que origina el bajo desempeño (defectos).
IMPROVE (Mejorar) Se mejora el desempeño del proceso abordando y eliminando las causas raíz del problema.
CONTROL (Controlar) Se controla el proceso mejorado y su rendimiento futuro.

LEAN Y SIX SIGMA

En la actualidad la mejora de procesos de cualquier tipo de organización (compañías de manufactura o servicios) se puede realizar implementando una combinación de las iniciativas de mejora Lean y Six Sigma, que se conoce como Lean Six Sigma, la cual combina el poder de los dos enfoques, como se muestra en el siguiente diagrama:

LEAN SIX SIGMA
Enfoque para la mejora
  • Eliminar desperdicios en los procesos
  • Foco en los flujos
  • Reducir variación en los procesos
  • Foco en los problemas
 

flecha

 

flecha

 

Herramientas/Métodos Pensamiento (Filosofía) Lean

DMAIC

Definir - Medir - Analizar - Mejorar - Controlar

Los resultados del acompañamiento de ALTUS se traducen directamente en el aumento de la productividad de las empresas de cualquier sector económico derivados de la implementación de las más actualizadas prácticas en las áreas de optimización de procesos (Lean Management y Six Sigma), lo cual favorece la gestión del conocimiento organizacional.
Si se encuentra interesado en nuestros servicios y necesita información sobre nuestro acompañamiento por favor contacte al equipo ALTUS a nuestro correo electrónico infoproyectos@www.altus.com.co o al teléfono 5086033 (Bogotá) y con todo el compromiso apoyaremos a su compañía en iniciativas que sirvan para el cumplimiento de los objetivos estratégicos organizacionales y generen gran valor en los procesos de sus operaciones.
En ALTUS lo apoyamos para llegar más alto!
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Existe cierta confusión en el mercado respecto del concepto asociado al modelo de entrenamiento conocido popularmente como ‘Boot Camp’. En el presente artículo se explicará breve y concretamente en qué consiste realmente un Boot Camp y qué ventajas ofrece para procesos ágiles de capacitación y aprendizaje.

¿Qué es un ‘Boot Camp’?

Por definición, un Boot Camp es un programa de capacitación especializado y diseñado para que el estudiante logre desarrollar un determinado conjunto de habilidades para llevarlas a la práctica de una manera muy rápida adquiriendo conocimientos por medio de una experiencia dirigida en un ambiente de inmersión total que evita las distracciones. Las habilidades que se pueden desarrollar comprenden aspectos técnicos, cognitivos, de estrategia y emprendimiento, sociales, físicos, entre otras.

¿Cuáles son las ventajas de desarrollar un proceso de aprendizaje mediante un Boot Camp?

+ Permite asegurar la apropiación de conceptos y garantizar resultados concretos en la aplicación de los mismos.
+ Se aprende haciendo, la teoría se lleva a la práctica.
+ Minimiza el tiempo requerido de estudio y dedicación.
+ Al trabajar bajo un esquema de trabajo altamente personalizado, es posible identificar en tiempo real áreas de mejora.
+ Se estimulan en paralelo múltiples tipos de procesos cognitivos que potencializan la curva de aprendizaje.
+ Es la solución de entrenamiento con la relación beneficio-costo más alta comparada con cualquier otro formato o estilo de capacitación.

El verdadero concepto de los Boot Camps contempla dormir, desayunar, almorzar y cenar en el mismo sitio donde se está brindando el entrenamiento, y fácilmente un día de estudio, puede tener un horario de 8am a 6pm ó 7pm de forma continua, sin interrupciones, para no entregarse ‘por partes’. Por eso es muy importante tener en cuenta que la duración de un Boot Camp comprende entre mínimo 3 y máximo 5 días seguidosésto es con la finalidad de darle continuidad a los procesos cognitivos de interiorización de conceptos para aprendizaje rápido en adultos y de esta manera asegurar una altísima efectividad en los resultados a la hora de aplicar lo aprendido.

El Boot Camp PMP de ALTUS

El Boot Camp de ALTUS es un programa de entrenamiento de inmersión total único en el mercado, en donde los estudiantes contarán con un instructor personalizado que los acompañará a través de todo su proceso de certificación hasta el mismo día en que obtienen su credencial como PMP. Se realiza los fines de semana durante 4 días consecutivos en sesiones de 8:00am a 6:30pm, para grupos de no más de 8 estudiantes.
El Boot Camp de ALTUS incluye todos los materiales y herramientas requeridos por el programa, comidas y refrigerios especialmente seleccionados, instalaciones idóneas, simuladores con preguntas tipo examen y el acompañamiento/seguimiento al proceso guiado y personalizado por medio de técnicas propias que hemos "desarrollado y afinado" en ALTUS, para que el proceso cognitivo post Boot Camp, si tenga resultados y los tenga en el menor tiempo posible de acuerdo a cada persona.
Si se encuentra interesado en nuestros servicios y necesita información sobre nuestro acompañamiento por favor contacte al equipo ALTUS a nuestro correo electrónico contacto@www.altus.com.co o al teléfono 805-3364 (Bogotá) y con todo el compromiso lo apoyaremos a materializar su objetivo de certificación.
En ALTUS lo apoyamos para llegar más alto!

Buenas prácticas para la gestión del alcance de proyectos

En el contexto colombiano es común trabajar en proyectos con definiciones iniciales de alcance que no se ajustan con el resultado final. Por una parte, esto se debe al grado de madurez y a la experiencia de las empresas gestionando sus proyectos desde las etapas tempranas (concepción de la idea de negocio, desarrollo de negocio y planificación inicial del proyecto). Por otra parte, los cambios del alcance resultan difíciles de gestionar debido a la informalidad con la que se manejan las solicitudes de cambio de los clientes por no saber exactamente lo que está y lo que no está dentro del alcance del proyecto. Como consecuencia natural, el resultado es el incumplimiento de los cronogramas y sobrecostos en el presupuesto del proyecto debidos al trabajo.
OBJETIVOS

METODOLOGÍA

El workshop se desarrollará en tres partes:

DURACIÓN
8 horas
Si se encuentra interesado en nuestros servicios y necesita mayor información sobre nuestro taller práctico por favor contacte al equipo ALTUS a nuestro correo electrónico infoproyectos@www.altus.com.co o al teléfono 5086033 (Bogotá) y con todo el compromiso apoyaremos a su compañía en iniciativas que sirvan para el cumplimiento de los objetivos estratégicos organizacionales y generen gran valor en los procesos de sus operaciones.
En ALTUS lo apoyamos para llegar más alto!
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